Cum să folosiți clasele în QuickBooks pentru nonprofits

Funcția de clasă este una dintre cele mai puțin utilizate dintre toate funcțiile QuickBooks. Funcția de clasă este utilizată în numeroase moduri de a urmări tranzacțiile, achizițiile sau vânzările, atribuind o altă denumire de identificare tranzacției. Unele companii utilizează clase pentru a identifica locația tranzacției dacă are mai multe locații. Alții folosesc clase pentru a identifica domeniul de activitate în care are loc tranzacția. De exemplu, o companie de catering /catering poate dori să atribuie clase pentru a desemna veniturile generate de restaurant și de catering separat, astfel încât să poată fi generată o declarație de profit și pierdere pentru fiecare secțiune a afacerii sale.

< h3> Utilizați caracteristica de clasă pentru a urmări programele

Pasul 1
Creați o nouă clasă pentru fiecare program care generează donații pentru organizațiile nonprofit. Dați clic pe butonul "Liste" din bara de meniu de sus. Aceasta va deschide lista de clasă. Faceți clic pe butonul "Clasă" din stânga jos și apoi pe butonul "Nou". Multe instituții non-profit au programe multiple care generează venituri (donații) și au cheltuieli. Bisericile, de exemplu, vor avea programe de evanghelizare, de tineret și misiuni. Crearea unei clase pentru fiecare dintre acestea vă va permite să țineți evidența tuturor donațiilor sau a cadourilor desemnate pentru fiecare program și să urmăriți cheltuielile aferente fiecărui program.

Pasul 2
Desemnați fiecare tranzacție pentru fiecare clasa la care este legată. Pentru donații, clasa va fi înscrisă în formularul de donare din coloana a patra din stânga. Pentru cheltuieli, clasa va fi introdusă sub fila Cheltuieli și în ultima coloană a ecranului Cecuri de scriere. De exemplu, un membru al bisericii donează 300 de dolari pentru misiunile bisericii. Programul de tineret achiziționează un curriculum de 300 de dolari pentru Biblia de vacanță. Desemnarea de 300 USD pentru misiuni este înregistrată pe formularul de donație. Fondurile desemnate nu pot fi utilizate pentru un alt program decât cel pentru care au fost desemnați. Folosirea acestor denumiri va păstra aceste tranzacții separate conform legii pentru companiile nonprofit.
Crearea de subclase pentru mai multe programe sub o clasă. De exemplu, programul de misiuni mai mari poate avea mai mulți misionari sprijinite. Sub clasa principală, Misiuni, creați o subclasă pentru fiecare misionar individual. Acest lucru se face în același mod în care ați creat clasa pentru a începe. Când adăugați o nouă clasă în fereastra listei de clasă, bifați o casetă mică pentru a indica dacă aceasta este o subclasă. Acest lucru va permite o privire asupra totalurilor acordate misiunilor, cu capacitatea de a pastra donațiile fiecărui misionar separat.

Utilizați caracteristica de clasă pentru a urmări locațiile

Pasul 1
Creați o clasă pentru fiecare locație separată a unei organizații mai mari, cum ar fi o organizație care operează mai multe locații pentru magazinele de economisire, bucătării de supă și îngrijirea copiilor pentru cei săraci. În scopul rapoartelor fiscale, va fi necesar să urmăriți cu atenție fiecare locație. Pentru o organizație cu patru locații de depozitare, clasele pot fi separate printr-o denumire cu un singur cuvânt care le distinge de celelalte (de exemplu, Nord, Vest, Uptown și Downtown).

Pasul 2
Assign toate cheltuielile către locația corectă. Chirii, salarizare și utilități sunt exemple ale tuturor cheltuielilor pe care fiecare locație le poate avea. Dacă fiecare locație este același tip de locație (cum ar fi un magazin de spitalizare), cheltuielile ar fi destul de similare pentru a avea un fișier al companiei QuickBooks și pur și simplu utilizați caracteristica Clasă pentru a le distinge.
Alocați toate donațiile sau veniturile corecte Locație. În cazul unei biserici, donațiile care vin nu sunt în schimbul unui bun sau al unui serviciu, așa cum ar fi cazul unui magazin de economii. Deși este o organizație nonprofit, un magazin de spitale poate considera banii utilizați pentru bunurile utilizate drept venituri. Aceste informații pot permite organizației să ia o decizie corespunzătoare în cazul în care cheltuielile încep să depășească veniturile sau donațiile.

Sfat
Alte utilizări ale clasei includ includerea în evidență a tipurilor de donații (cum ar fi ca numerar sau noncash), departamente separate și de strângere de fonduri sau evenimente speciale.

Avertisment