Cum să arhivați fișiere PDF

Deoarece formatele de înregistrări electronice se modifică atât de rapid și formatele de fișiere pot fi deschise numai de anumite programe, a existat o reticență în a se baza pe programele software de proprietate pentru arhivarea documentelor electronice. Deși formatul PDF a fost inventat de Adobe, specificațiile pentru citirea și editarea unui document PDF sunt disponibile dezvoltatorilor terți și utilizatorii nu trebuie să se bazeze pe Adobe pentru a deschide documentele. Din acest motiv, arhiviștii au început să se bazeze pe formatul de fișier PDF /A pentru arhivarea înregistrărilor electronice.

Pasul 1
Înțelegerea diferenței dintre un PDF obișnuit și un PDF /A. Potrivit Organizației Internaționale de Standardizare, PDF /A este un format de fișier bazat pe PDF, care "oferă un mecanism de reprezentare a documentelor electronice într-un mod care păstrează aspectul lor vizual în timp, independent de instrumentele și sistemele folosite pentru crearea, stocarea sau redarea fișierelor. " Un fișier PDF /A este un PDF permanent formatat astfel încât să poată fi preluat în aceeași formă pe o perioadă lungă de timp.

Pasul 2
Deschideți documentul PDF pe care doriți să-l arhivați Adobe Acrobat 8.0 sau versiuni ulterioare sau un editor de surse terță parte. Consultați Resursele 1 pentru o listă completă a software-ului de creare PDF.

Pasul 3
Revizuirea elementelor din PDF. Pentru ca un PDF să fie compatibil cu formatul PDF /A, acesta trebuie să conțină 100%, ceea ce înseamnă că nu sunt necesare elemente exterioare pentru ca documentul să fie vizionat. Fonturi, imagini, grafice și culori trebuie încorporate în document. În Adobe Distiller, faceți clic pe Setări din partea superioară a barei de meniu și selectați Editați setările PDF. Aici veți avea opțiunea de a încorpora imagini și culori ale fonturilor. Elementele video și audio nu pot fi incluse în documentul PDF /A.

Pasul 4
Introduceți metadatele în document astfel încât să poată fi căutate. Metadatele PDF includ cuvinte cheie, versiunea PDF folosită și numele programului care a creat documentul PDF. Pentru a introduce metadatele în Adobe Acrobat, faceți clic pe Avansat la bara de instrumente de sus. Din meniul derulant, faceți clic pe Metadate pentru documente.
Salvați documentul într-o arhivă. O arhivă poate fi un server extern securizat, un hard disk sau un DVD de aur. Mass-media pe care decideți să le stocați PDF-ul de arhivare va depinde de ceea ce este cel mai sigur în birou sau în gospodărie.

Avertisment

Fișierele PDF /A pot fi mai mari decât fișierele PDF obișnuite, încorporat.

Elementele de care veți avea nevoie

Computer

Acces la Internet

Document PDF

Software de editare PDF


URL:https://ro.whycomputer.com/software-ul/100503513.html