Cum să creați și să aplicați o semnătură digitală la documente

Semnătura digitală garantează autenticitatea fișierelor și certifică că nu au fost modificate. Poate fi aplicată e-mailurilor, documentelor Word, bazelor Access, prezentărilor PowerPoint și oricărui alt fișier ce necesită verificarea integrității.

Un certificat digital poate fi achiziționat de la un furnizor terț, dar Microsoft Office vă permite să creați propria semnătură digitală pentru documentele dumneavoastră. Aceasta este utilă în special când partajați fișiere cu alți utilizatori, pentru a asigura că nu au fost alterate.

Pasul 1 – Deschideți opțiunea semnătură

Accesați fila „File” (Fișier) sau faceți clic pe pictograma Office din colțul din stânga sus al ferestrei documentului. Din meniul derulant selectați „Prepare” (Pregătiți) și apoi „Get a Digital Signature” (Obțineți o semnătură digitală).

Pasul 2 – Creați un ID digital

În dialogul care apare, alegeți „Create a Digital ID” (Creați un ID digital). Semnătura trebuie să fie unică pentru dvs. și să nu fie aceeași cu cea a altor utilizatori care au acces la calculator.

Pasul 3 – Completați informațiile

Introduceți numele, adresa de e-mail, compania sau numele afacerii și locația (oraș, stat și/sau țară). După ce ați completat toate câmpurile, faceți clic pe „Create” (Creați).

Pasul 4 – Semnați documentul

Stabiliți scopul semnării, de ex. autentificarea ca document original sau needit. Scrieți motivul în caseta disponibilă, apoi faceți clic pe „Sign the Document” (Semnați documentul). Documentul va fi protejat: orice modificare ulterioară va invalida certificatul.

Salvați fișierul. Documentele semnate cu un ID digital creat de utilizator pot fi autentificate doar pe calculatorul unde au fost create.

Tip

• Dialogul „Get a Digital ID” apare doar pentru documente fără semnătură digitală existentă.

Avertismente

• Documentele semnate digital nu pot fi modificate pe calculatorul dvs. Asigurați-vă că semnați doar documentele finalizate.
• Orice schimbare efectuată în alt program după semnare va declanșa un mesaj de alertă că documentul a fost modificat.