Cum să scrieți o reclamație eficientă Email

Dacă aveți o problemă cu o persoană sau cu o companie, scrierea unui e-mail de reclamație vă poate ajuta să o rezolvați. Scrierea unui e-mail de reclamație vă poate lăsa să vă exprimați nemulțumirea față de o problemă publică care este prea mare pentru a vă rezolva singur. Prin scrierea unui e-mail, puteți să adresați plângerea direct persoanelor responsabile care pot rezolva problema. Dacă doriți ca plângerea dvs. să fie citită și luată în serios, trebuie să învățați cum să scrieți un e-mail eficient de reclamație.

Găsiți cea mai bună persoană pentru a adresa plângerea dvs.. De exemplu, dacă aveți o plângere despre o companie, sunați sau verificați site-ul pentru a găsi adresa de e-mail pentru reclamațiile clienților. Dacă trimiteți adresa dvs. de reclamație la adresa greșită, este posibil să fie ignorată.

Căutați formularul adecvat pentru plângerea dvs. Unele organizații mari vă vor solicita să completați un formular de reclamație sau să solicitați anumite tipuri de documente care să vă sprijine reclamația. Puteți găsi aceste informații accesând site-ul organizației sau sunând la numărul de contact afișat pe site. Urmând procedurile în vigoare, organizația va fi mai ușor să citească și să adreseze plângerea dvs.

Specificați scopul adresei dvs. de e-mail privind reclamația. Aceasta ar trebui să fie prima teză sau două din e-mail pentru a atrage atenția cititorului. Dacă vă dați prea mult timp să vă apropiați de punctul dvs. de vedere, el poate începe să schimbe sau să presupună că e-mailul nu este foarte important.

Explicați și sprijiniți reclamația dvs. Fii specific. De exemplu, dacă nu sunteți mulțumit de produsul unei companii, specificați exact ce sa întâmplat cu acesta.

Atașați fotografiile, chitanțele și alte informații relevante la adresa dvs. de e-mail. Faceți o notă, în paragraful care explică plângerea dvs., că sunt atașate informații suplimentare.

Detaliți o soluție. Din nou, specificați ce trebuie făcut. De exemplu, solicitați o rambursare sau o înlocuire pentru un produs defect. Notând soluția dorită vă va ajuta să rezolvați problema mai ușor.

Solicitați un răspuns. Includeți numele dvs., adresa poștală și numărul de telefon la sfârșitul e-mailului, pentru a vă ajuta cititorul să vă contacteze înapoi. Solicitarea unui răspuns arată că luați plângerea în serios, mai ales dacă solicitați un răspuns într-o anumită perioadă de timp.

Verificați-vă e-mailul înainte de al trimite, pentru a vă asigura că este concis, precis și fără ortografie și erori gramaticale. E-mailurile de reclamație cu erori arata neprofesionale, în timp ce mesajele de e-mail cu reclamații corect formate și corecte vor ajuta reclamația dvs. să fie luate în serios.

Sfaturi

Fii politicos. Rudeness pune cititorul în defensivă, ceea ce ar putea să o facă mai puțin înclinată să te ajute. Fii concis. Persoanele care primesc reclamații sunt ocupate; informatiile exterioare si ramblarea vor face mai greu pentru ei sa acorde atentie email-ului dumneavoastra. Aflați ce măsuri suplimentare trebuie să faceți. Dacă problema din e-mail-ul dvs. de reclamație nu a fost rezolvată, încercați să vă adresați reclamației cuiva mai sus în cadrul organizației sau să discutați cu un avocat.
URL:https://ro.whycomputer.com/email/100517999.html