Avantaje și dezavantaje ale sistemului de gestionare a documentelor

Sistemele de gestionare a documentelor sunt sisteme electronice care sunt concepute pentru a gestiona, stoca, distribui și arhiva documente. Aceste sisteme sunt comune în întreprinderi și în sistemele educaționale și acționează ca dulapuri digitale de depozitare. Sistemele de gestionare a documentelor sunt, de asemenea, cunoscute sub numele de "sisteme de management al conținutului", deoarece pot să stocheze materiale audio, video și alte tipuri de suporturi în plus față de documente. sistemele de management stochează adesea informații despre servere sau alte sisteme informatice puternice. Aceste spații electronice de stocare ocupă adesea mai puțin spațiu decât echivalentul lor fizic.

Arhivarea digitală

Sistemele de gestionare a documentelor permit stocarea documentelor în sine și, de asemenea, pentru versiunile anterioare . Acest lucru vă poate ajuta să urmăriți revizuirile în timp și oferă un avantaj suplimentar de a putea reveni la documente mai vechi. Cu toate acestea, dacă aceste informații nu sunt organizate și stocate în mod corect, ar putea exista prea multe documente și versiuni disponibile, provocând astfel o problemă de supraîncărcare a informațiilor către utilizatori.

Locația centralizată

Sistemele de gestionare a documentelor reprezintă o locație centralizată de stocare în care mulți utilizatori pot accesa documentul cel mai actual și actualizat dintr-o locație centrală. Acest acces facil la documente acceptă colaborarea dintre mai mulți utilizatori. Localizarea centralizată a documentelor promovează de asemenea distribuirea ușoară a documentelor către utilizatori. Cu toate acestea, stocarea electronică a documentelor digitale într-o singură locație poate reprezenta un risc suplimentar de securitate, cu excepția cazului în care se adaugă o securitate suplimentară pentru a proteja sistemul electronic. Instrumente suplimentare de utilități

stocarea și gestionarea documentelor într-un sistem electronic de gestionare a documentelor permite instrumentelor utilitare să furnizeze caracteristici suplimentare care nu erau disponibile în contrapartida lor fizică. Căutarea prin documente electronice este mai ușoară decât căutarea fiecărui document manual. Cu toate acestea, multe dintre aceste instrumente pot fi inutile și pot avea un cost mai mare decât valoarea pentru companii
URL:https://ro.whycomputer.com/media/100518140.html