Arhivarea fișierelor QuickBooks: ghid complet pas cu pas

Arhivarea fișierelor QuickBooks: ghid complet pas cu pas

În timp, fișierul companiei QuickBooks devine din ce în ce mai mare din cauza tranzacțiilor acumulată, ceea ce poate provoca încetiniri semnificative în rularea programului. Soluția? Arhivarea anilor anteriori prin Curățare date companie – procesul care reduce fișierul la totaluri, eliminând detaliile tranzacțiilor închise.

1. Faceți o copie de rezervă

Pasul 1

Introduceți un stick USB sau un CD-ROM în calculator.

Pasul 2

Accesați File → Save Copy or Backup. Alegeți mediul de stocare (USB/CD-ROM) și denumiți fișierul, de ex. QuickBooks_Archived.qbw. Faceți clic pe OK pentru a crea backup-ul.

Pasul 3

Verificați că fișierul a fost salvat corect pe dispozitivul extern. Păstrați-l într-un loc sigur (de ex. o unitate de stocare în cloud sau un hard disk extern). Acesta este rezervă pentru situații de recuperare.

2. Curățați datele companiei (archivarea)

Pasul 1

Din meniul principal, selectați File → Utilities → Clean Up Company Data. Această opțiune vă permite să eliminați tranzacțiile închise.

Pasul 2

Alegeți Remove Transactions as of a Specific Date. Introduceți data de închidere (ex.: 31 decembrie 2023). Toate tranzacțiile realizate înainte de această dată vor fi condensate.

Pasul 3

Apăsați Next pentru a configura criterii suplimentare:

• Elimină tranzacțiile bancare și cardului de credit neînregistrate
• Elimină tranzacțiile marcate pentru print
• Elimină facturile și estimările marcate ca trimise
• Elimină tranzacțiile cu costuri nefacturate sau nerefacturate

Apăsați din nou Next.

Pasul 4

În fereastra finală, marcați elementele fără tranzacții pentru a fi șterse: conturi, clienți, furnizori, nume suplimentare, articole de factură și notițe „To Do”.

Apăsați Begin Cleanup. După finalizare, salvați fișierul curățat pe desktop sau pe un hard extern pentru a continua să lucrați în QuickBooks.

Sfat

• Contabilii recomandă arhivarea la sfârșitul anului fiscal. Dacă aveți tranzacții deschise, luați în considerare arhivarea a două ani în urmă.
• Stocați backup-urile în mai multe locații pentru a reduce riscul pierderii datelor.
• Documentați data și motivele arhivării pentru referință viitoare.

Avertisment

• Țineți backup-ul într-un loc sigur; acesta vă poate salva datele în cazul unei erori sau a corupției fișierului.
• Nu ștergeți backup-ul fără a fi verificat că fișierul curățat funcționează corect.