Cum să arhivați fișierele companiei QuickBooks

Atunci când un fișier de firmă QuickBooks a avut multe tranzacții pe o perioadă lungă de timp, spațiul preluat de software-ul QuickBooks crește. Acest lucru poate cauza încetinirea extremă a procesului de operare QuickBooks. Soluția la aceasta este de a arhiva anii anteriori ai fișierelor companiei. În versiunile mai vechi ale QuickBooks, acest proces a fost numit "arhivare"; în noile versiuni, se numește "curățarea datelor companiei". Acest proces condensează fișierele companiei din anul precedent prin eliminarea detaliilor fiecărei tranzacții închise, lăsând doar totalurile.

Crearea și salvarea unei copii de siguranță

Pasul 1
Introducerea unui flash unitate sau CD-ROM în computer.

Pasul 2
Faceți clic pe butonul "Fișier" din bara de meniu de sus, apoi selectați "Salvare copiere sau copiere de rezervă". Veți fi întrebat în cazul în care doriți să salvați această copie de rezervă; alegeți unitatea flash sau CD-ROM.
Faceți clic pe caseta "Nume fișier" și tastați "Arhivat" înainte de extensie. Faceți clic pe "OK" și fișierul va fi susținut pe unitatea flash sau pe CD-ul.

Arhivarea fișierului

Pasul 1 - Faceți clic pe "Fișier" și selectați opțiunea "Utilitare". Când se deschide următoarea fereastră, dați clic pe "Curățați datele companiei".

Pasul 2
Selectați "Eliminați tranzacțiile de la o dată specifică". Data pe care o alegeți va fi data de închidere; toate tranzacțiile anterioare acelei date vor fi condensate și detaliile tranzacțiilor respective vor fi eliminate.

Pasul 3
Faceți clic pe "Next" pentru a deschide fereastra următoare, unde veți alege criterii suplimentare pentru eliminarea tranzacțiilor. Există patru opțiuni: eliminarea tranzacțiilor bancare și a cărților de credit neefectuate; eliminați tranzacțiile marcate pentru a fi imprimate; eliminați facturile și estimările marcate pentru a fi trimise; eliminați tranzacțiile care conțin costuri neachitate sau nerambursate. Faceți clic pe "Următorul".

Pasul 4
Alegeți să ștergeți elemente care nu au tranzacții în fereastra următoare care se deschide. Aceste elemente includ conturi, clienți, furnizori, alte nume, elemente de factură și notele "Pentru a face".
Faceți clic pe "Începeți curățarea". Salvați fișierul curățat de pe desktop sau pe un hard disk extern pentru a continua să lucrați în QuickBooks.

Sfat - contabilii arhivează de obicei datele QuickBooks după încheierea anului fiscal. Dacă aveți o serie de tranzacții care nu au fost închise, vă recomandăm să luați în considerare arhivarea tranzacțiilor începând cu doi ani înainte.

Avertisment