Configurarea QuickBooks pentru firmele de consultanță

Introducere

Firmele de consultanță nu comercializează produse, ci ore de muncă și servicii. Pentru a monitoriza eficient cheltuielile și veniturile, majoritatea consultanților se bazează pe software-ul de contabilitate QuickBooks. În continuare, vă prezentăm pașii esențiali pentru configurarea corectă a QuickBooks în contextul unei afaceri de consultanță.

Pregătirea

Pasul 1: Instalarea programului

Introduceți discul QuickBooks în calculator sau, dacă ați descărcat fișierul, faceți clic pe Install și așteptați finalizarea instalării. Procesul poate dura câteva minute.

Pasul 2: Începerea interviului EasyStep

După instalare, QuickBooks vă va solicita să începeți interviul EasyStep. Acesta vă ajută să populați fișierul companiei cu datele corecte în locațiile potrivite. Nu îl omiteți dacă nu aveți experiență avansată cu software-ul.

Pasul 3: Introducerea informațiilor companiei

Completați detaliile: numele companiei, codul fiscal, adresa, telefonul, faxul, emailul și site-ul. Cu cât furnizați mai multe informații, cu atât QuickBooks va fi mai precis în gestionarea datelor.

Pasul 4: Alegerea industriei și configurarea anului fiscal

Selectați Professional Consulting din lista de industrii. În continuare, introduceți structura legală a companiei și începutul anului fiscal (de obicei ianuarie). Apăsați Save pentru a crea fișierul companiei.

Pasul 5: Configurarea tipurilor de servicii

În fereastra următoare, alegeți Both services and products pentru a avea flexibilitatea de a vinde și accesorii în viitor. Continuați să completați informațiile despre vânzări online, taxe de vânzare și estimări. La ecranul Review Income and Expense Accounts, verificați și confirmați conturile; acestea pot fi modificate ulterior.

Detalii pentru firme de consultanță

Pasul 1: Adăugarea clienților și furnizorilor

Accesați Customer Center și introduceți datele pentru fiecare client și furnizor. Repetați pentru toate entitățile cu care colaborați.

Pasul 2: Crearea și configurarea „Itemelor” (serviciilor)

În meniul List, selectați Item List. Apăsați New Item și completați: Name (ex.: Consultation Hourly Fees), Rate (valoarea pe oră) și contul de venit (implicit Consulting Income). Pentru servicii la preț fix, creați un item separat (ex.: 10 Hours Consultation) și setați un tarif redus.

Pasul 3: Gestionarea tarifelor orare și a pachetelor

De fiecare dată când introduceți un nou tip de tarif, asigurați-vă că reflectă costul real și beneficiați de discounturi pentru pachete. De exemplu, dacă tarifele orare sunt 50$, pentru 10 ore puteți oferi 450$.

Concluzie

După acești pași, QuickBooks este configurat pentru a gestiona eficient proiectele de consultanță, înregistrând orele, veniturile și costurile asociate. Păstrați sistemul actualizat pentru a beneficia de rapoarte clare și precise.