Imprimarea etichetelor distincte pe o singură coală în Microsoft Publisher

Microsoft Publisher este un program versatil cu numeroase funcționalități utile. Printre acestea se numără crearea unei mesagerii prin „mail merge”, care combină date dintr-o listă de adrese și le transformă în etichete. Dacă doriți ca fiecare etichetă să fie diferită, Publisher vă permite să faceți asta cu câteva pregătiri suplimentare.

Crearea etichetelor de poștă dintr-o listă de adrese

Pasul 1 – Selectați lista de adrese

Accesați fila Mailings, faceți clic pe Select Recipients și alegeți Use Existing List. Căutați fișierul pe calculator (tabel Excel sau bază de date) care conține câmpurile separate pentru nume, adresă, oraș, stat și cod poștal.

Pasul 2 – Măsurați foaia de etichete

Măsurați marginile pe toate laturile foii și distanța dintre marginea externă a etichetei și textul pe care doriți să-l imprimați. Nu uitați să măsurați lățimea fiecărei etichete.

Pasul 3 – Desenați un căsuță de text

Utilizați instrumentul Text Box pentru a crea o casetă care acoperă zona în care va apărea textul. Configurați blocul de text pentru a avea o coloană pentru fiecare rând de etichete de pe foaie și lăsați un spațiu de margine între coloane pentru a evita imprimarea textului prea aproape de marginile etichetelor.

Pasul 4 – Introduceți câmpurile de adresă

Plasați cursorul în colțul din stânga sus al casetei de text, apoi accesați fila Mailings și faceți clic pe Insert Merge Field. Din meniul derulant selectați câmpurile din lista de adrese în ordinea dorită. Puteți adăuga și text suplimentar, caractere sau logo-uri. Dacă toate adresele provin din același oraș, puteți adăuga starea după câmpul „City”.

Pasul 5 – Formatați etichetele

Schimbați fontul, dimensiunea și alinierea textului conform preferințelor. Apăsați Finish & Merge din fila Mailings pentru a previzualiza și a imprima etichetele.

Crearea unei foi cu etichete unice

Pasul 1 – Măsurați foaia

Determinați marginile, lățimea coloanelor și numărul rândurilor de etichete. Aceste informații vor fi folosite pentru a seta ghidurile.

Pasul 2 – Configurați ghidurile Publisher

Creați un fișier Publisher cu dimensiunile complete ale foii. Din meniul Arrange selectați Layout Guides, setați numărul de coloane și rânduri și marginea corespunzătoare. Publisher va afișa linii neimprimabile care delimită fiecare etichetă.

Pasul 3 – Construiți fiecare etichetă

Desenați un bloc de text sau o formă, adăugați imagini și combinați elementele după nevoie. De exemplu, creați un bloc cu textul „Happy Birthday” și adăugați un cadru de fotografie cu o tortă de zi de naștere. După ce ați construit o etichetă, copiați și lipiți-o pentru a crea variații (ex. schimbarea textului la „Happy Valentine’s Day”). Acest lucru economisește timp pentru formatarea repetată.

Imprimați foaia completă atunci când toate etichetele sunt pregătite.

Resurse necesare

• Foaie(ă) de etichete pentru imprimantă
• Riglă
• Listă de adrese