Cum se convertește o foaie Excel la etichete

Foile de calcul Excel permit utilizatorilor să organizeze informațiile de contact pentru listele de corespondență din coloanele care conțin numele categoriei sau câmpului. Utilizatorii pot să actualizeze informațiile din foaia de calcul sau să creeze etichete pentru trimiterea de corespondență sau expediere din foaia de calcul Excel (denumită și o foaie de lucru). Deoarece datele din foi de calcul nu pot fi convertite direct în etichete, luați în considerare utilizarea șabloanelor de etichete Microsoft Word și a funcției de îmbinare a corespondenței pentru a genera etichete. Etichetele create în MS Word pot conține date dintr-o foaie de calcul Excel și apoi tipărite pe foi pre-tăiate disponibile din magazinele de furnizare de birou.

Pasul 1
Deschideți foaia de calcul Excel și confirmați că primul rând conține titluri de coloană pentru fiecare categorie (cum ar fi Prenume, Nume, Adresă, etc.). Dacă nu apare nici o categorie în rândul 1, faceți clic pe prima celulă (A1) și selectați "Row" sub "Insert" în bara de meniu superioară și tastați un nume de categorie pentru fiecare coloană. > Sortați datele, dacă doriți, selectând diamantul din colțul din stânga sus al foii de calcul (sau alegeți "Selectați toate" sub "Editare" în bara de meniu de sus), selectați "Sortare" sub "Instrumente" bar. Specificați că foaia de lucru are un rând antet selectând opțiunea din caseta de dialog; selectați criteriile de sortare utilizând meniurile derulante și faceți clic pe butonul "OK".

Pasul 3
Salvați cea mai recentă versiune a foii de calcul selectând "Salvare" sub "Fișier" din bara de meniu de sus. Pasul 4
Deschideți un nou document gol în Microsoft Word și selectați "Etichete" sub "Instrumente" din bara de meniu de sus. Notă: în Microsoft Word 2007, această funcție se află sub fila "Poștă electronică".

Pasul 5
Faceți clic pe butonul "Opțiuni" din secțiunea "Etichetă" și alegeți formatul etichetei în funcție de producătorul etichetei și de numărul produsului. Notă: caseta de dialog afișează un rezumat al descrierii etichetei pentru eticheta evidențiată (de exemplu, tipul de etichetă, dimensiunea etichetei și dimensiunea paginii), astfel încât să puteți selecta o configurație a etichetei dacă doriți. Pasul 6 - Faceți clic pe butonul "OK" pentru a reveni la eticheta principală Selectați opțiunea "Etichetă unică" în secțiunea "Număr de etichete" pentru a specifica că fiecare înregistrare va fi plasată pe o etichetă (în loc de toate etichetele cu aceleași informații rmation).

Pasul 7
Faceți clic pe butonul "Mergeți date" și verificați dacă o bară de instrumente "Merge Manager date" este afișată împreună cu un document nou.

Pasul 8
Selectați "Open Source Data" din bara de instrumente Manager de Mergere date, sub "Sursa de date".

Pasul 9 - Selectați foaia de lucru Excel actualizată în pasul 3 și faceți clic pe butonul "Deschidere". > Pasul 10 - Selectați fila foaie de lucru din meniul derulant din secțiunea "Deschidere document în registru de lucru" și faceți clic pe butonul "OK" pentru a deschide un expert "Editare etichete". Pasul 11 ​​
Faceți clic pe butonul "Inserare câmp Merge" și selectați categoria dorită din foaia de lucru (identificată în pasul 1). Dacă doriți, apăsați tasta "Spațiu" pentru a insera un spațiu între categorii (de exemplu între Prenume și Nume) și introduceți informații standard suplimentare (cum ar fi o virgulă între City și Stat sau tasta "Enter" ). Repetați acest pas pentru a insera fiecare categorie ca câmp și apoi apăsați butonul "OK" pentru a închide Expertul Editare etichetă.

Pasul 12 - Selectați butonul "Mergeți la un nou document" din colțul "Merge" secțiunea din caseta de instrumente Manager de combinare a datelor pentru a crea un nou document care conține informația din foaia de lucru Excel ca etichete.

Pasul 13
Salvați noul document conținând pagini de etichete selectând "Salvare ca" sub "Fișier" în bara de meniu de sus și introduceți numele câmpului dorit în câmp înainte de a da clic pe butonul "Salvați".
Introduceți foile de etichete în tava de hârtie a imprimantei, dacă doriți și selectați funcția de tipărire pentru a imprima etichete este accesat prin selectarea opțiunii "Imprimare" sub "Fișier" din bara de meniu de sus).

Sfaturi
După pasul 11, luați în considerare formatarea etichetei, schimbând fontul, dimensiunea fontului și stilul de stil, subliniind textul și selectând "Font" din "Format" pentru a accesa opțiunile.
Microsoft Office 2007 (Excel și Word) include o filă "Corespondențe" din bara de meniu de sus pentru a înlocui caseta Tool Merge Manager Toolbox.

Elementele de care aveți nevoie