Cum să utilizezi un fax cu mesagerie vocală

În birouri, aparatele fax au de obicei linii telefonice dedicate. Pentru cei care lucrează de acasă, poate fi mai convenabil să folosească linia existentă atât pentru apeluri, cât și pentru faxuri. Totuși, dacă sistemul de mesagerie vocală captează traficul fax, poți întâmpina probleme la primirea mesajelor.

Mai jos găsești un ghid pas cu pas pentru configurarea corectă a unui fax care funcționează în tandem cu mesageria vocală.

Pasul 1 – Conectarea aparatului fax

Folosește cablurile incluse pentru a conecta faxul la linia telefonică. Caută portul cu simbolul unui telefon pe lateră sau spate și conectează firul corespunzător. Dacă folosești un fax independent, conectează direct mașina de răspuns la fax.

Pasul 2 – Testarea primirii faxului

Solicită unui prieten să-ți trimită un fax înainte de a continua. Stai lângă telefon și faxul, apoi verifică ecranul LCD al aparatului. Dacă faxul detectează semnalul de fax (timp de ridicat), ar trebui să apară un mesaj precum "receiving". Dacă nu se afișează, urmează pașii următori.

Pasul 3 – Ajustarea setărilor de răspuns

În meniul faxului caută opțiunea "Rings to Answer" (sau numărul de sunete de răspuns). Setează faxul să răspundă la un număr de sunete mai mare decât cel al mesajului vocal. De exemplu, dacă mesageria vocală răspunde după 3 sunete, setează faxul să răspundă după 5 sunete.

Pasul 4 – Schimbarea temporară a ordinii răspunsului

În cazul în care faxul încă nu primește mesajele, poți inversa temporar ordinea: setează faxul să răspundă înainte de mesageria vocală. Această setare este doar temporară; odată ce faxul funcționează, reintrodu ordinea inițială pentru a nu pierde mesajele vocale.

Pasul 5 – Reînregistrarea mesajului vocal

Înregistrează din nou mesajul vocal, menținând un ton uniform și evitând semnalele de înaltă frecvență care pot fi confundate cu semnalul faxului. După încheierea mesajului, lasă un interval de 5–7 secunde de liniște pentru ca faxul să poată detecta semnalul. Încercă din nou să trimiți un fax.

Încurajări utile

• Informează expeditorii faxurilor că pot auzi răspunsul mesajului vocal și că ar trebui să continue transmiterea faxului.
• Verifică periodic setările în caz de actualizări ale sistemului de mesagerie vocală.
• În cazul în care faxul funcționează pe VoIP, asigură-te că există o converție de codare a semnalului faxului.