Comunicarea verbală vs. e-mailul în birou

În era digitală, avem numeroase modalități de a comunica: de la mesaje text la Skype și alte tehnologii. În mediul de afaceri contemporan, atât comunicarea verbală, cât și cea scrisă au rolul lor, iar un birou productiv încurajează eticheta în toate formele de contact. Folosirea exclusivă a uneia dintre ele limitează capacitatea unui angajat de a se exprima eficient față de clienți, parteneri și colegi. Deși e-mailul poate evidenția un istoric de muncă meticulos, niciun emoticon nu poate înlocui zâmbetul autentic în conversația față în față.

Înregistrări

E-mailurile sunt adesea citite în cazurile de scandaluri guvernamentale, deoarece nu doar ce a spus cineva, ci și când a spus-o. Într-o situație în care este nevoie de o evidență permanentă a comunicării, e-mailul oferă un „șir” digital. Amintirile oamenilor se pot modifica în timp; detalii importante pot fi pierdute în discuțiile verbale. O copie digitală este ușor de păstrat și de prezentat ca dovadă. Dacă cineva șterge e-mailul sau susține că nu l-a primit, singurul document disponibil poate fi dosarul „Trimise”. De asemenea, e-mailurile permit o analiză rapidă a istoricului unui proiect și a celui mai valoros membru al echipei.

Înțelegere

Comunicarea între colegi nu se rezumă doar la cuvinte. Expresia facială, limbajul corpului și tonul vocii sunt recepționați și pot îmbunătăți înțelegerea sensului interlocutorului. Deși un e-mail bine structurat poate fi direct și clar, cuvintele afișate pe ecran pot fi interpretate greșit și pot provoca ofense, mai ales când se încearcă sarcasm sau umor. În multe cazuri, amergându-te pe hol sau apelând telefonul pentru a discuta detalii poate fi mai eficient și mai rapid decât a redacta un e-mail lung.

Emoție

Uneori, discuțiile dificile cu colegii devin prea tensionate, iar oamenii recurg la e-mail pentru a se exprima fără a se suprima emoțiile. Având timp să gândești, poți transmite un mesaj fără nervozitate sau ghinion. De asemenea, poți formula o întrebare sau un comentariu bine argumentat. Totuși, această libertate poate fi dublă: unii angajați se simt mai confortabil să fie sarcastici, insultă sau jignitori prin e-mail, folosind un limbaj pe care nu l-ar alege în persoană.

Abilități sociale

Scrierea e-mailurilor poate ajuta colegii să evite conversațiile incomode, dar nu le oferă ocazia de a aborda problemele direct. În timp ce conversația față în față poate părea ciudată la început, experiența reduce această disconfort. Vorbind cu colegii, devii mai conștient de propria ta comunicare nonverbală. Împărtășirea ideilor întărește legăturile din birou și arată respect, fie că este vorba de laude pentru un job bine făcut, fie de avertismente pentru situații inacceptabile.