Cum să creezi o foaie de calcul pentru facturi în Excel

Folosirea Microsoft Excel pentru urmărirea facturilor este o modalitate excelentă de a rămâne organizat. Poți crea foi de calcul pentru a ține evidența facturilor trimise și pentru a urmări când sunt plătite, sau pentru a monitoriza facturile primite și pentru a te asigura că le plătești la timp. Indiferent de motivul pentru care ai nevoie de o foaie de calcul de facturi, configurarea acesteia în Excel este rapidă și ușoară. Tot ce trebuie să faci este să creezi și să formatezi câteva coloane și să introduci datele. Și, bineînțeles, nu uita să salvezi fișierul. Același proces se poate folosi atât în Excel 2003, cât și în Excel 2007.

Pasul 1

Deschide Microsoft Excel. Se va deschide o foaie de calcul goală și vei observa că rândurile și coloanele sunt deja setate.

Pasul 2

Introdu un titlu în partea de sus a foii de calcul. Tastează titlul în celula A1. Un titlu clar și specific ajută la identificarea rapidă a conținutului. Dacă ai nevoie de foi separate pentru facturile primite și cele trimise, fă-ți un titlu distinct. Evidențiază titlul făcând textul îngroșat cu butonul "B" din bara de instrumente.

Pasul 3

Adaugă denumiri de coloană la câteva rânduri dedesubt titlului. Începe să scrii în coloana A. Unele denumiri utile sunt: Data facturii, Numărul facturii, Persoană sau Companie facturată, Suma facturii, Data primirii, Data plății, etc., în funcție de scopul foii tale.

Pasul 4

Îngroșă și centrează denumirile de coloană. Dă click pe numărul rândului în care se află denumirile pentru a selecta întregul rând. Folosește instrumentele din bara de sus pentru a aplica îngroșarea și alinierea la centru.

Pasul 5

Introdu datele în foaie. Asigură-te că fiecare informație ajunge în coloana corespunzătoare. Dacă lipseste o informație, lasă celula goală.

Pasul 6

Formatează celulele care conțin numere pentru a asigura o prezentare uniformă. Pentru a formata, selectează toate celulele cu tipul de numere dorit (ex. sume), apoi fă click dreapta și alege Format Cells. În fila Number, selectează Currency, configurează numărul de zecimale și apasă OK. Poți formata și datele de tip dată, coduri poștale, numere de telefon, etc., din opțiunea Special dacă nu apar în lista principală.

Adaugă totaluri în foaie. Pentru a face acest lucru, dă click în celula unde vrei să apară totalul. În bara de instrumente, selectează simbolul Σ (să înlocuiască sigma). Alege prima celulă a intervalului, apoi trage până la ultima. O casetă alunecătoare punctată va marca intervalul. Apasă Enter și totalul va fi inserat.