Cum să creați un jurnal în Microsoft Excel

Ce este un jurnal în contabilitate

Un jurnal este un registru în foaia de calcul care înregistrează tranzacțiile în ordine cronologică. În fiecare intrare se indică data, contul și suma debitației sau creditei. De asemenea, se pot adăuga informații suplimentare precum numere de referință (factură, cec) și note explicative.

Un jurnal general conține toate tranzacțiile, în timp ce jurnalul special (conturi de plată, conturi de creanțe, jurnal de numerar) poate fi folosit pentru tipuri particulare de operațiuni. Înregistrările din jurnalurile speciale sunt, de asemenea, transmise în jurnalul general.

Pas cu pas: Crearea jurnalului în Excel

1. Deschideți un fișier nou

Accesați File > Save As, introduceți un nume de fișier (ex.: Accounts Payable Spreadsheet) și salvați.

2. Configurați aspectul paginii

În File > Page Setup, pe fila Page, selectați Landscape și apăsați OK.

Pe fila Sheet, bifați Gridlines pentru a vedea liniile de rețea și apăsați OK.

În aceeași filă, sub Print Titles, introduceți $1:$1 în câmpul Rows to repeat at top pentru a afișa antetul pe toate paginile.

3. Ajustați lățimea coloanelor

Selectați coloana, faceți clic pe Format > Column > Width și introduceți valorile:

• A: 10
• B–D: 20
• F: 30
• G: 15

4. Etichetați coloanele

În primul rând, introduceți: A – Data, B – Cont, C – Debit, D – Credit, E – Memo, F – Referință.

Selectați rândul 1, apăsați Ctrl + B pentru a îl evidenția.

5. Formatați coloanele

Data (coloana A): Format Cells > Date, alegeți tipul *3/14/2001.

Contul (coloana B): Format Cells > Alignment, setarea Horizontal: Left (Indent).

Debit și Credit (coloanele C și D): Format Cells > Accounting.

6. Introduceți formula pentru conturi

În celula B2 introduceți: =IF(C2>0,G2,REPT(" ",5)&G2). Copiați formula în jos pe întreaga coloană.

7. Calculați subtotalele

În ultima celulă a rândului de subtotale:

• A: Subtotale
• D: =SUM(D2:D36)
• E: =SUM(E2:E36)
• F: Total
• G: =D37-E37

8. Stabiliți zona de imprimare

În File > Page Setup > Sheet, introduceți A:F în câmpul Print Area și confirmați.

9. Înregistrați tranzacțiile

Pe rândurile următoare, introduceți datele corespunzătoare în coloanele potrivite. Nu scrieți direct în coloana B; copiați formula pentru a alinia corect conturile.

Sfaturi

Lățimile coloanelor pot fi ajustate în funcție de volumul datelor.