Cum să utilizați baza de date a donatorilor

Organizațiile non-profit care acceptă donații de la donatori privați sau chiar fundații private trebuie să creeze o bază de date a donatorilor. Folosirea unei baze de date Microsoft Access ca bază de date a donatorilor este o metodă de gestionare a donațiilor și de facilitare a corespondenței.

Utilizarea accesului ca bază de date a donatorilor
Pasul 1
Accesați Microsoft Office site-ul web și alegeți Șabloane, Categorii din industrie și Non-Profit. Există o opțiune pentru baza de date cu privire la contribuțiile caritabile. Alegeți opțiunea și faceți clic pe descărcare. Citiți acordul de utilizare în funcție de necesități și alegeți acceptați, apoi alegeți salvați.

Pasul 2
Deschideți fișierul în WinZip sau un program de decomprimare similar pentru a extrage fișierele, apoi localizați folderul în care fișierele sunt salvate și faceți dublu clic pentru a deschide șablonul. Redenumiți șablonul Access la baza de date a donatorilor sau orice nume pe care îl alegeți.

Pasul 3
Când deschideți baza de date a donatorilor, luați câteva momente pentru a vă familiariza cu opțiunile. Zonele principale incluse vor fi campanii, contribuitori, donații, angajați, evenimente și sarcini. Spre deosebire de unele dintre versiunile anterioare ale donațiilor caritabile de la Microsoft Access, există o cantitate limitată de lucrări la sfârșitul dvs. pentru a crea baza de date pe măsură ce șablonul a fost actualizat.

Pasul 4
Accesați campaniile și personalizați pagina și introduceți toate campaniile pe care le aveți în prezent. Introduceți informațiile financiare ale contribuțiilor până în prezent. Va exista o histogramă care descrie obiectivele, campaniile și evenimentele de strângere de fonduri. Acest lucru vă va ajuta să urmăriți suma totală versus suma ridicată.

Pasul 5
Urmăriți evenimentele și introduceți-le dându-le nume. Dacă sunt asociate cu o anumită campanie, veți avea ocazia să introduceți numele campaniei în acest formular. Evenimentele pot fi, de asemenea, păstrate ca independente dacă nu sunt menite să meargă către un anumit proiect.

Pasul 6
Trageți detaliile campaniei și mergeți la rapoartele de donații pentru a introduce donații sau granturi private sunt spre o anumită campanie sau scop. Introduceți numele donatorului în Acces și orice garanție promisă sau suma plătită. Puteți, de asemenea, să introduceți o categorie pentru donator, cum ar fi o caritate, un părinte, un individ sau un absolvent. Acest lucru vă poate ajuta să sortați colaboratorii pentru a crea rapoarte de bază de date.
Mergeți la linkuri rapide și apoi la angajați. Dați clic pe adăugați un contribuitor nou; apoi puneți sarcinile în așteptare ale fiecărui individ. Orice angajat care va avea acces la baza de date ar trebui să aibă numele ei introdus în baza de date. Zona va avea opțiunea de a avea titlul sarcinii, care îi este atribuită sarcina, statutul proiectului și data scadentă. Acest lucru vă poate ajuta să vă supravegheați cu ușurință și să vă gestionați angajații.

Sfaturi
Înapoi la Baza de date Donator Microsoft până la un server securizat și un sistem off-site pentru a vă ajuta să păstrați înregistrările organizației dvs. în siguranță.
Întrebați întotdeauna dacă aveți posibilitatea să aveți un demo de produs sau să faceți o probă pentru baza de date a unui donator înainte de a vă achiziționa, pentru a vă asigura că aveți toate caracteristicile necesare organizației dvs.
Dacă doriți să adăugați un buton acasă pe fiecare pagină, acest lucru vă poate ajuta să navigați înapoi la pagina principală pentru a păstra la minimum miniaturile deschise.

Avertisment