Cum să creezi și să imporți un fișier Excel în QuickBooks

QuickBooks permite importul fișierelor Excel direct în interfața programului. Folosind asistentele "Add Excel Data" poți adăuga informații despre clienți, furnizori sau produse, reducând timpul de introducere manuală.

Crearea și salvarea fișierului Excel

Pasul 1: Definește datele

Stabilește ce informații vrei să introduci: pentru clienți, contact, numere de cont și detalii de credit; pentru produse, denumire, prețuri de grosier și retail și informații de re-stocare.

Pasul 2: Creează fișierul

Deschide programul tău de calcul (Excel, OpenOffice Calc etc.) și introduce datele conform structurii cerute.

Salvează fișierul în format Microsoft Excel (.xlsx). Pentru fișiere create în alte aplicații, folosește opțiunea "Save As" → Other Formats → Microsoft Excel și apoi Save.

Importul în QuickBooks

Pasul 1: Accesează fereastra de import

Din meniul principal, selectează File → Utilities → Import → Excel Files.

Pasul 2: Selectează categoria

Alege categoria corectă: Customer, Vendors sau Products. Navighează la locația fișierului salvat, selectează-l și apasă OK.

Pasul 3: Copiază și trimite datele

În fereastra QuickBooks, copiază coloana din fișierul tău și lipește-o în coloana corespunzătoare. Repetă pentru fiecare coloană, apoi apasă Add My Data Now. Salvează fișierul completat și acceptă transferul.

După finalizarea importului, vei vedea un mesaj de confirmare cu linkul către locul în QuickBooks unde datele au fost plasate (de ex., Vendor Center).

Verifică rezultatele

Accesează secțiunea relevantă: pentru clienți, mergi la Customer:Job din Customer Center; pentru furnizori, consultă Vendor Center; pentru produse, verifică lista de produse.

Sfaturi utile

• În fereastra "Add Your Excel Data to QuickBooks" există un videoclip Watch how to add Excel data to QuickBooks pentru ghidare vizuală.
• Apasă butonul Detailed Instructions pentru ajutor linie cu linie.

Avertisment

• Fă o copie de rezervă a tuturor fișierelor QuickBooks înainte de import. Operația nu poate fi anulată.

Materiale necesare

• Software de calcul (Excel, LibreOffice Calc etc.)
• Fișierul cu datele de import
• Versiune QuickBooks Pro, Premier sau Enterprise