Cum să folosiți foile de calcul (Spreadsheets)

Programele precum Microsoft Excel, Apple Numbers și OpenOffice Calc vă permit să creați foi de calcul adaptabile și utile. Foile de calcul sunt fișiere de calculator care arată ca un tabel pe hârtie, dar cu funcționalități avansate de calcul automat, grafice și tabele personalizabile. Învață să profiți la maximum de aceste instrumente pentru a-ți reduce sarcinile de lucru.

Pasul 1

Creați un grafic. Programele de foi de calcul au instrumente care generează automat un grafic din datele existente. În Microsoft Excel, selectați datele și apăsați tasta F11 pentru un grafic instantaneu. În OpenOffice Calc, selectați datele, faceți clic pe „Insert” și alegeți „Chart”.

Pasul 2

Sortați datele. Foile de calcul fac ușor să sortați un tabel pe mai multe criterii. Pentru sortare în Excel, selectați datele, accesați fila „Data” din panglică și faceți clic pe „Sort”. În OpenOffice Calc, opțiunea „Sort” se găsește în meniul „Data”.

Pasul 3

Setați o listă de corespondență pentru etichete sau trimitere de corespondență. În primul rând introduceți capul fiecărei coloane, cum ar fi „Prenume”, „Nume de familie” și „Adresă stradă”. În celulele de sub acestea, introduceți informațiile pentru fiecare destinatar.

Pasul 4

Utilizați formule. Programele de foi de calcul oferă numeroase formule, de la adunare simplă până la calculul amortizării. Selectați celula în care doriți rezultatul, apoi faceți clic pe butonul „Insert Function” în Microsoft Excel sau OpenOffice Calc. Alegeți o funcție din lista de opțiuni sau introduceți o scurtă descriere a formulei dorite.

Utilizați șabloane. Există șabloane de foi de calcul pentru aproape orice utilizare, de la bugete la rapoarte și programări. Majoritatea programelor de foi de calcul oferă șabloane gratuite descărcabile de pe site-urile lor, incluzând formule, formatare și alte caracteristici predefinite.

Materialele necesare

• Program de foi de calcul, de exemplu MS Excel sau OpenOffice Calc