Cum să folosești Excel în audit

Excel oferă numeroase funcționalități utile auditorilor. Posibilitatea de a introduce date în un fișier de calcul și de a efectua teste și analize diferite îl transformă într-un instrument de audit puternic, ușor de utilizat și disponibil majorității auditorilor.

Excel poate executa o gamă largă de teste analitice, inclusiv: legea lui Benford, analize horizontale și verticale, analiza ratelor, regresie, statistică, stratificare și învechire. De asemenea, permite analize de date avansate: adăugare și combinare, tabele pivot, detectarea duplicatelor și lacunelor, extragere și filtrare, îmbinare și relaționare, eșantionare, sortare, sumarizare și subtotale.

Pașii de bază pentru utilizarea Excel în audit

Pasul 1: Obținerea datelor

Primul pas este să accesezi datele entității auditate. Acest lucru poate implica accesul direct la sistemul contabil sau descărcarea datelor pentru testare. În orice audit, se rulează teste pe tranzacțiile contabile. Excel are un prag de 65.536 de rânduri, dar seturile de date pot fi rezumate pentru a se încadra în această limită, permițând utilizarea Excel pentru analiză (de exemplu, analiza ratelor din situațiile financiare).

Pasul 2: Eșantionarea

Creează eșantioane statistice din date. Eșantionarea permite testarea grupurilor reprezentative ale populației de date. De exemplu, poți selecta un eșantion de facturi plătite pentru a testa întregul set de facturi plătite. Dacă eșantionul prezintă probleme, acestea indică posibile probleme la nivelul întregii populații, iar testarea poate fi extinsă.

Pasul 3: Exportarea în Excel

Exportă eșantionul în un fișier Excel. Aici poți rula diverse teste și poți crea șabloane reutilizabile pentru audituri similare. Odată ce șabloanele sunt stabilite, poți utiliza aceeași structură pentru noi date, evitând reinventarea roții.

Pasul 4: Rularea testelor

Efectuează testele pe eșantion. Există două tipuri de teste software de audit: analitice și detaliate. Testele analitice evaluează relațiile dintre componentele financiare și nefinanciare pentru a verifica dacă soldurile par rezonabile (ex.: analiza ratelor). Testele de tranzacții reprezintă analiza detaliată a datelor. Rezultatele pot fi înregistrate în foi Excel, asociate direct cu datele testate.

Concluzionează din teste și analize și referă fișierele Excel ca documentație. Dacă identifici probleme, citează datele din Excel care susțin concluziile și atașează detalii explicative. Foi Excel pot servi ca planuri principale pentru organizarea documentelor de lucru și a detaliilor de suport.