Importarea foilor de calcul Excel în Microsoft Access

Mulți utilizatori de foi de calcul profită de funcționalitățile de bază de date oferite de Microsoft Excel pentru a lucra cu datele lor. În Excel, meniul „Date” oferă căutări, sortări și filtrări simple. Microsoft Access este un sistem de gestionare a bazelor de date relaționale, complet echipat, care este compatibil cu Excel. Importând datele din Excel în Access, beneficiezi de o introducere de date mai eficientă, acces multiutilizator și opțiuni avansate de raportare. În timpul procesului de import, etichetele de coloane din Excel devin nume de câmpuri, valorile coloanelor sunt convertite în câmpuri iar fiecare rând devine un înregistrare.

Pasul 1

Salvează fișierul Excel prin meniul „Fișier” – „Salvează”. Deși Access acceptă formate alternative (dBASE, text delimitat), cel mai bine este să folosești formatul nativ Excel. Access poate importa fișiere Excel direct și oferă opțiuni pentru a continua să lucrezi cu datele în ambele aplicații după import.

Pasul 2

Deschide Microsoft Access și încarcă baza de date în care dorești să imporți datele din Excel. Poți crea o bază nouă, goală, selectând „Fișier” – „Nou” – „Bază de date goală”. Alege un nume pentru fișier. În meniul „Fișier”, „Obține date externe”, „Importă” și selectează formatul Excel. Găsește directorul cu foaia de calcul și importă-l în Access. În versiunea 7 a Access poți, de asemenea, să accesezi fila „Date externe” și să alegi „Excel” ca format de import. Poți adăuga datele la un tabel existent sau crea un tabel nou pentru foaia ta de calcul.

Pasul 3

În asistentul de import, selectează foaia de lucru sau intervalul pe care vrei să îl imporți și apasă „Următor”. Alege anteturile coloanelor care vor deveni nume de câmpuri și verifică dacă vrei să creezi un tabel nou sau să adaugi date la un tabel existent. Apasă „Următor” pentru a continua. Poți modifica numele câmpurilor, să omi câmpurile nedorite și să alegi opțiuni de indexare, inclusiv o cheie primară pentru sortarea datelor în Access. Apasă „Finalizează” când ești mulțumit de selecții.

Revizuiește rezultatele asistentului Analyzer de tabel pentru a verifica structura tabelelor create din foaia de calcul. Asistentul va împărți tabelele care conțin informații duplicate în tabele separate, astfel încât fiecare categorie să fie stocată o singură dată. Verifică poziția câmpurilor în tabele, selectează cheia primară folosită pentru sortare și corectează eventualele erori de tipar înainte de a finaliza procesul de import.

Sfat

• Foi de lucru cu structură și scop consecvent pot fi importate într-un singur tabel. Foi de lucru cu date sau structuri inconsistentes trebuie importate în tabele separate.

Avertisment

• Elimină orice rând gol din foaia de calcul înainte de import. Înregistrările goale pot genera erori când sunt calculate în Access.