Cum să folosiți butonul de votare din Outlook pentru urmărirea aprobărilor

Butonul de votare din Outlook oferă o modalitate rapidă de a trimite solicitări de aprobare către superiori sau colegi. Când destinatarul votează, Outlook înregistrează răspunsul și vă permite să vizualizați un sumar al tuturor răspunsurilor la un anumit mesaj.

1. Ce este necesar?

Pentru a urmări solicitările, contul de email trebuie să fie pe un server Microsoft Exchange. Acest tip de server este folosit în mediul de birou; conturile personale de email de acasă nu au de obicei Exchange, cu excepția cazului în care le-ați configurat prin companie sau instituție.

Destinatarii trebuie să utilizeze Outlook 2003 sau versiuni ulterioare pentru a vota. Nu este necesar ca aceștia să aibă un cont Exchange dacă primesc doar mesajul.

2. Trimiterea solicitării de aprobare

1. Compoziți mesajul ca de obicei, incluzând întrebarea sau documentul pentru care aveți nevoie de aprobare.

2. Accesați fila Opțiuni și faceți clic pe Utilizați butoane de votare în panglica.

3. Outlook afișează opțiunile predefinite: Approve/Reject, Yes/No/Maybe etc. Pentru a crea opțiuni personalizate, alegeți Personalizat și introduceți opțiunile separate prin punct și virgulă.

3. Utilizarea butoanelor de votare

Când destinatarul deschide mesajul în Outlook, va vedea un banner care indică prezența butoanelor de votare. În Outlook 2010/2013, un buton din banner deschide o listă cu opțiunile; în versiuni mai vechi (2003/2007) opțiunile apar în bara de instrumente.

După ce votează, Outlook trimite automat un răspuns expeditorului, raportând alegerea făcută.

4. Urmărirea rezultatelor

Pe lângă notificările individuale, puteți obține un tabel sumar cu toate răspunsurile la o întrebare. Deschideți una dintre răspunsuri, faceți clic pe butonul de răspuns al destinatarului în partea de sus a mesajului, apoi selectați Vizualizează răspunsurile de votare. Veți vedea toate voturile, aprobările și respingerile pentru acea întrebare.