Checklist pentru evaluarea tehnologiei informației

Un document de evaluare a tehnologiei informației este un instrument complex care reunește toate componentele unei rețele IT pentru a determina ce are organizația, cum este folosit și cum poate fi îmbunătățit în viitor. Procesul include software și hardware, stocare de date, securitate și feedback-ul utilizatorilor privind funcționarea.

Inventar software și hardware

Primul pas este să documentați toate programele și echipamentele deținute de organizație: calculatoare, servere, routere, switch-uri și puncte de acces Wi‑Fi. Înregistrați sistemele de operare, versiunea acestora, software-ul de pe servere și programele esențiale de pe stații, cum ar fi Microsoft Office. Verificați că numărul de licențe software corespunde utilizării reale. În cazul afacerilor mici, informațiile pot fi gestionate manual pe un tabel Excel; pentru organizații cu peste 20 de calculatoare, un sistem de gestionare a activelor automatizează procesul. Partenerii IT (Microsoft, Novell, IBM) oferă de obicei soluții de gestionare a activelor.

Stocare de date și recuperare în caz de dezastru

Stocarea datelor este esențială pentru orice rețea IT. Evaluarea trebuie să includă volumul de date gestionate, locul de stocare și mecanismele de backup. Precauțiile de securitate și planurile de recuperare în caz de dezastru trebuie, de asemenea, să facă parte din raport. O practică comună este să stocați datele critice pe două servere identice (redundante); dacă un server eșuează, celălalt poate prelua imediat. Toate datele importante ar trebui să fie backupuite cel puțin o dată pe săptămână, iar backupurile incrementale zilnice să protejeze fișierele modificate în ultimele 24 de ore. Fișierele de backup ar trebui stocate la distanță, într-un sediu sigur, pentru a evita pierderile în caz de incendiu. Unele organizații păstrează copii ale datelor în orașul opus pentru a face față unui dezastru de amploare metropolitană.

Accesul utilizatorilor și securitatea

Evaluarea trebuie să includă și utilizatorii finali. Discutați cu șefii de departament și cu un grup reprezentativ de angajați și clienți pentru a obține opiniile lor despre sistemul curent: cum accesează rețeaua, ce le place, ce nu, și ce îmbunătățiri ar dori. De asemenea, este esențial să evaluați măsurile de prevenție a intruziunilor. Documentați software-ul și hardware-ul de securitate utilizat pentru a bloca atacurile și pentru a monitoriza tentativele de intruziune. Includeți procedurile existente (sau necesare) pentru a face față unor astfel de amenințări.

Întreținere și actualizări

Programările de întreținere curente, precum și planurile de upgrade și adăugare a componentelor rețelei IT, trebuie să facă parte din evaluare. Aceasta este, în principal, o analiză de buget: de exemplu, suportul pentru diferite versiuni de sisteme de operare și diverse branduri de calculatoare poate fi costisitor comparativ cu desktop-urile și laptop-urile standardizate cu același sistem de operare. În anumite cazuri, costul achiziției de noi echipamente poate fi recuperat prin reducerea cheltuielilor de întreținere. Dacă organizația plănuiește să angajeze noi angajați, trebuie să se evalueze impactul asupra infrastructurii existente. Numărul de calculatoare de susținut crește, iar infrastructura poate necesita extindere (mai multe switch-uri și servere).