Cea mai bună modalitate de a utiliza MS Office pentru a crea și a menține o listă de corespondență pentru etichete de bază de date

O listă de corespondență este o bază de date a contactelor personale sau de afaceri. Colectați informații de la clienți de fiecare dată când vă contactați compania, în special pe site-ul dvs. Web. Folosiți o combinație de contacte, Excel și Word pentru a menține informațiile clienților și a celor personale. MS Contacts este un program de baze de date pentru colectarea și stocarea informațiilor. Exportați o listă de nume și adrese în Excel și utilizați Word pentru a formata și imprima etichete.

Creați baza de date

Pasul 1
Deschideți Contacte Microsoft Outlook. Faceți clic pe "Nou" și introduceți informațiile de contact în câmpuri. Includeți numele și adresele, numerele de telefon și orice alte informații relevante.

Pasul 2
Adăugați "Categorii" la contactele dvs. pentru a adăuga un alt strat pentru a vă organiza persoanele de contact. Faceți clic pe butonul "Categorii" din partea dreaptă jos a ecranului și selectați o categorie prestabilită. Pentru a adăuga o nouă categorie, faceți clic pe butonul "Listă de categorii principale", faceți clic în caseta albă, introduceți noul nume de categorie și apoi faceți clic pe butonul "Adăugați". Dați clic pe "Salvați și închideți" când ați terminat. Actualizați informațiile de contact ori de câte ori primiți informații noi.

Pasul 3
Exportați persoanele de contact într-o foaie de calcul Excel. Deschideți Outlook și faceți clic pe "Fișier", "Import și export", "Exportați într-un fișier", "Microsoft Excel" și "Următorul". Apoi dați clic pe "Contacte" și dați acestui fișier un nume și o locație.

Pasul 4 - Faceți clic pe "Campuri personalizate" pentru a elimina câmpurile suplimentare. Faceți clic pe "Ștergeți harta" din partea dreaptă a ferestrei. Faceți clic pe semnul plus din partea stângă a ferestrei și selectați fiecare câmp, în loc de bloc pentru a adăuga mai multe opțiuni de sortare. De asemenea, când se utilizează întreaga grupare, Microsoft Outlook adaugă câmpuri suplimentare. De exemplu, blocul de adrese include țara. Faceți clic pe "OK" și "Terminat".
Deschideți fișierul Excel și adăugați titlurile coloanelor pentru numele, prenumele, strada, orașul, statul și codul poștal.

Pasul 1 - Deschideți Microsoft Word, faceți clic pe meniul "Tools" și apoi pe "Letters and Mailing." Faceți clic pe "Expertul de corespondență în corespondență" și selectați "Etichetă".

Pasul 2 - Faceți clic pe "Modificați aspectul documentului". Se deschide caseta de dialog "Opțiuni de etichetă". Alegeți eticheta din lista de produse și faceți clic pe "OK".

Pasul 3
Selectați destinatarii făcând clic pe "Utilizați o listă existentă" și pe "Răsfoiți". Selectați fișierul Excel și faceți clic pe "Deschidere". Debifați toate casetele aflate în fața coloanei pentru ultimul nume pentru a le elimina din lista de imprimare. Faceți clic pe "OK" când ați terminat.

Pasul 4
Aranjați etichetele. Alegeți fie "Blocul de adrese", fie "Mai multe elemente", pentru a introduce câmpuri în etichetă. De asemenea, puteți să dați clic pe "Câmpuri de potrivire" și să alegeți din lista câmpurilor disponibile. Apoi faceți clic pe butonul "OK".

Pasul 5 - Faceți clic pe butonul "Actualizați toate etichetele". Aceasta creează etichetele cu informațiile din foaia de calcul Excel. Previzualizați etichetele pentru erori și efectuați toate modificările necesare.
Adăugați etichetele în imprimantă. Faceți clic pe "Mergeți la imprimantă" și faceți clic pe "OK".

Sfaturi
Când introduceți câmpuri individuale pe etichetă, adăugați un spațiu după oraș și stat.
Adăugați corecțiile făcute etichetelor în Outlook.

Avertisment