Cum se importă foi de calcul Excel în Access

Mulți utilizatori de foi de calcul utilizează avantajele caracteristicilor bazei de date în Microsoft Excel atunci când lucrează cu datele lor de calcul tabelar. Funcțiile simple de căutare, sortare și filtrare sunt disponibile utilizând meniul "Date" din Excel. Microsoft Access este o bază de date relațională, completă, compatibilă cu Microsoft Excel. Importul de date de calcul tabelar Excel în Microsoft Access oferă mai multe avantaje, inclusiv îmbunătățirea datelor de intrare, accesul la mai mulți utilizatori și opțiunile avansate de raportare. Etichetele de date din coloana Excel sunt convertite în nume de câmp, datele din coloană sunt convertite în câmpuri și fiecare rând este convertit într-o înregistrare în timpul procesului de import.

Pasul 1
Salvați datele de calcul tabelar în Excel utilizând meniul "Fișier", "Salvare". Deși accesul recunoaște o gamă largă de formate alternative, inclusiv dBASE și text delimitat, cel mai bine este să utilizați formatul Excel nativ pentru fișierul salvat. Accesul este configurat pentru a importa direct fișierele Excel și oferă opțiuni pentru continuarea colaborării cu datele din ambele produse după procesul de import.

Pasul 2
Începeți Microsoft Access și deschideți baza de date în care doriți să importați datele dvs. Excel. Puteți crea o bază de date nouă, goală în Access făcând clic pe "Fișier", "Nou" și selectând opțiunea "Blank Database". Furnizați un nume pentru fișier atunci când vi se solicită. Dați clic pe "Fișier", "Obțineți date externe", "Importați" și selectați formatul Excel. Găsiți subdirectorul pentru foaia de calcul și importați foaia de calcul în Microsoft Access. Dacă utilizați Microsoft Access versiunea 7, puteți de asemenea să faceți clic pe fila "Date externe" din partea de sus a ecranului și selectați "Excel" ca format pentru a importa datele de calcul tabelar. Puteți adăuga datele într-un tabel existent sau puteți crea un nou tabel pentru datele din foaia de calcul Excel.

Pasul 3
Selectați foaia de lucru sau intervalul pe care doriți să le importați din expertul Import și dați clic pe "Next". Selectați titlurile coloanelor Excel pe care doriți să le importați ca nume de câmpuri și verificați dacă doriți să creați un nou tabel sau să adăugați date într-un tabel existent. Faceți clic pe "Următorul" pentru a continua. Puteți să modificați numele câmpurilor, să săriți câmpurile pe care nu doriți să le importați și să selectați opțiunile de indexare, inclusiv o cheie primară pentru a sorta datele din foaia de calcul din Acces. Dați clic pe "Finalizați" când sunteți mulțumit de selecțiile dvs.
Revizuirea rezultatelor asistentului tabelului Analyzer pentru a verifica structura tabelelor de baze de date create de Access din fișa dvs. de lucru Excel. Expertul va împărți tabele care conțin informații duplicate în tabele separate, astfel încât fiecare categorie de date să fie stocată o singură dată. Verificați plasarea câmpului în tabele, selectați cheia primară utilizată pentru sortare și corectați orice erori tipografice înainte de a finaliza procesul de import.

Sfat
Fișele de lucru care au o structură și un scop coerent pot fi importate într-un singur tabel . Foile de lucru cu date inconsistente sau structuri de tabele ar trebui importate în tabele separate.

Avertisment

Eliminați orice rânduri goale în foaia de calcul Excel înainte de a le importa în Access. Înregistrările goale pot genera erori atunci când sunt calculate utilizând funcțiile din Microsoft Access.


URL:https://ro.whycomputer.com/software-ul/100503548.html