Cum să urmăriți fondurile restricționate în QuickBooks

Fondurile restricționate reprezintă sume donate unei organizații non-profit pentru un scop specific, cum ar fi construirea unui clădire sau susținerea unui grup de misiune. Spre deosebire de fondurile generale, care pot fi utilizate în orice domeniu considerat necesar de către organizație, fondurile restricționate trebuie să rămână dedicate scopului inițial.

Dacă folosiți ediția Non-Profit a QuickBooks, este simplu să marcați fiecare plată cu tipul „Fonduri restricționate”. Pentru versiunile mai generale, cum ar fi Pro sau Premier, procesul necesită câteva setări suplimentare.

Metoda de urmărire a claselor

Pasul 1

Activați funcția Tracking de clasa din QuickBooks. Accesați Edit din bara de meniu, derulați până la Preferences și faceți clic.

Pasul 2

În fereastra Preferences, selectați fila Accounting, apoi Company Preferences. Bifați opțiunea Use Class Tracking.

Pasul 3

Creați o clasă pentru fiecare tip de donație. Fondurile nerestrictate vor fi o clasă dedicată donațiilor generale, iar fondurile restricționate vor fi o altă clasă.

Accesați List din bara de meniu, derulați la Class List și faceți dublu clic. Adăugați noile clase: țineți apăsate CTRL + N, denumiți prima clasă Unrestricted Funds și confirmați. Pentru fondurile restricționate, dacă există mai multe proiecte, creați o clasă părinte Restricted Funds și subclase pentru fiecare proiect (ex.: New Building, Missions), selectând opțiunea Sub-Class Of și alegând Restricted Funds ca clasă părinte.

Metoda contului bancar

Pasul 1

Deschideți un cont bancar separat pentru fiecare proiect de fonduri restricționate. Accesați List din bara de meniu, selectați Chart of Accounts.

Pasul 2

Apăsați CTRL + N pentru a deschide fereastra Add New Account, alegeți Bank și confirmați. Denumiți contul după scop, de ex.: First Bank - Restricted Funds - Building sau First Bank - Unrestricted Funds.

Pasul 3

Creați două conturi de venit: Restricted Funds Received și Unrestricted Funds Received. În Chart of Accounts, apăsați CTRL + N, selectați Income și confirmați.

Depuneți fondurile restricționate în conturile bancare corespunzătoare. Faceți clic pe Make Deposits, introduceți numele donatorului, suma și contul de venit aferent, apoi confirmați.

Metoda contului sub-bancar

Pasul 1

Creați un sub-cont bancar pentru fiecare tip de donație. Dacă nu este posibil să deschideți mai multe conturi bancare, această abordare consolidează gestionarea fondurilor.

Pasul 2

În Chart of Accounts, faceți clic pe Bank pentru a crea un nou cont. Denumiți-l Restricted Funds și marcați opțiunea Sub-account of, selectând contul bancar principal curent.

Depuneți donațiile restricționate în sub-cont, iar cele nerestrictate în contul principal. Astfel, puteți reconcilia un singur cont bancar pentru toate donațiile.