Cum să incluzi subrapoarte într-un raport MS Access

Subinterogările (subqueries) sunt instrucțiuni SQL pe care utilizatorii de baze de date le înglobă în alte declarații SQL. Ele permit extragerea datelor din cel puțin o tabelă diferită de cea principală a interogării, creând un set de date pentru rapoarte detaliate.

Un exemplu comun este o interogare care listează toate produsele dintr-un magazin care au atins cota de vânzări săptămânală:

SELECT [Product], [SalesQuota]
FROM [ProductsTable]
WHERE [SalesQuota] < ALL
      (SELECT [Sales]
         FROM [SalesAssociates]
        WHERE [SalesAssociates].[Product] = [ProductsTable].[Product]);

Microsoft Access, prin funcționalitatea subrapoartelor, oferă cel puțin două metode de a adăuga subinterogări la rapoarte. Acestea permit generarea rapoartelor principale cu detalii suplimentare clare.

Pasul 1

Deschide o bază de date Access care conține deja o subinterogare și cel puțin un tabel.

Pasul 2

În panoul „Toate tabelele” din partea stângă, dă clic pe subinterogarea dorită și apoi pe pictograma „Raport” din fila Ribbon (bara de instrumente principală). Acest pas creează un raport nou care utilizează datele subinterogării ca sursă principală.

Pasul 3

Trage un icon de tabel din panoul „Toate tabelele” și plasează-l oriunde pe raport. Acum raportul include date din subinterogare și din tabelul adăugat. Pentru a vizualiza raportul, fă clic dreapta pe fila acestuia și selectează „Vizualizare raport”.

Pasul 4

Selectează tabelul pe care vrei să îl bazezi pentru un nou raport și apasă pictograma „Îndrumător pentru rapoarte” din fila „Creează”.

Pasul 5

Pe prima pagină a îndrumătorului, alege câmpurile pe care vrei să le incluzi în raportul principal, apoi dă clic pe „Următorul”.

Pasul 6

În pagină, selectează câmpul sub care dorești să organizezi datele raportului. De exemplu, dacă tabelul conține studenți, poți sorta după media lor (GPA).

Pasul 7

Pe ecranul de sortare, alege câmpul după care rapoartele vor fi ordonate, apoi continuă la secțiunea de layout. După alegerea layout-ului, selectează un stil (de ex. „Apex”, „Northwind”) și apasă „Următorul”.

Pasul 8

Pe ultima pagină a îndrumătorului, bifează „Modifică designul raportului” și apoi apasă „Finalizează”. Raportul inițial este acum creat.

Pasul 9

Din fila „Design”, accesează panoul „Controale” și asigură-te că opțiunea „Utilizează asistentul pentru controale” este activată.

Pasul 10

Selectează pictograma „Subformular” din panoul „Controale” și apoi poziționează-o pe raport (ex. în „Antet raport”, „Antet pagină” sau „Detaliu”). Access va deschide Asistentul pentru subraporturi pentru a specifica cum se integrează datele subinterogării.

Pasul 11

Alege „Utilizează tabele și interogări existente”, apoi selectează subinterogarea din lista derulantă. Selectează câmpurile pe care vrei să le apară în raport și apasă „Finalizează”.

Deschide raportul complet cu subinterogarea dând clic dreapta pe fila raportului și selectând „Vizualizare raport”.

Note suplimentare

Subrapoartele sunt utile pentru a adăuga informații detaliate sau pentru a completa rapoartele principale cu date provenite din surse diferite.