Cum se utilizează Excel pentru a construi un sistem de cotare

Multe companii care se ocupă direct de clienți trebuie să furnizeze cotații de preț pentru proiectele de lucru. Elementele de bază ale fiecărei oferte sunt deseori aceleași. Software-ul scump poate include formele necesare, dar o foaie de calcul simplu Excel va furniza o mare parte din aceeași utilitate. Setarea șablonului de bază necesită puțină muncă, dar poate fi un proces unic. Schimbarea datelor individuale pentru fiecare citare nouă durează foarte puțin timp.

Pasul 1
Listați elementele specifice care trebuie incluse în sistemul de cotație. Acestea ar trebui să includă numele companiei, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail și site-ul web, dacă acestea sunt disponibile. Va fi un loc pentru data și datele de contact ale clienților. În funcție de tipul de afacere, suma licitată poate necesita elemente cum ar fi Partea #, Descriere, Cantitate, Cost și un spațiu pentru un total extins pentru fiecare parte. Va exista un loc pentru numele persoanei care pregătește oferta, atunci când aceasta expiră și undeva pentru semnarea de către client.

Pasul 2
Deschideți o foaie de calcul necompletată în Excel. În celula A1, tastați "Citat" și apăsați tasta "Return". Alegeți un font simplu în meniul cu o dimensiune mare - probabil 36. Evidențiați celulele A1 până la D1. Faceți clic dreapta pe acest grup de celule și în meniul derulant care apare, alegeți "Formatare celule". În fila de aliniere faceți clic pe "Merge Cells". Acum îmbinați celulele pentru intervalul A3 până la D10 în același mod . În aceste celule introduceți informațiile companiei. În F3, tastați "Date:" și introduceți o funcție pentru data curentă în E3 tastând "= Today ()" În celula A11 de tip "Client:" Mergeți celulele B11 la D11, B12 la D12, B13 la DB13, la D14 și B15 la D15 individual.

Pasul 3
Dacă presupuneți că trebuie să furnizați liste de piese și cantități, puneți aceste titluri în celulele A18 și D18. Mergeți celulele B18 la C18 până la B32 până la C32 ca mai sus. Închideți această coloană "Descriere" și centrați-o. "Costul" poate merge în coloana E18. Coloana F18 poate fi etichetă "extins". În fiecare rând de sub această ultimă coloană, introduceți o formulă pentru a multiplica cantitatea ori costul. De exemplu, celula F19 ar citi "= D19 * E19." Formatarea acestor celule ca monedă. Se vor afișa valori zero până când veți avea date în coloanele corespunzătoare.

Pasul 4 - Introduceți "Subtotal" în celula a33, "Tax" în celula A34 și "Muncii" în celula A35. Introduceți "Total" în A37. Pentru a termina această parte și a crea calculele, în F33, introduceți formula "= Sumă (F19: F32). E34 deține cota de impozitare ca procent. Creați taxa calculată în f34 inserând "= E34 * F33" și formatați această celulă ca monedă. Pentru costul forței de muncă, introduceți numărul de ore în D35 și costul salarial orar în E35. Stabiliți costul calculat al forței de muncă în F35 cu următoarea formulă: "= d35 * e35." Finalizați calculele adăugând F33, F34 și F35 în celula F37: "= suma (F33: F35) Pasul 5
Adăugați celule pentru numele pregătitorului, data expirării cotațiilor și formularea "A accepta această cotatie, semnați și stabiliți data aici". Evidențiați fiecare coloană a elementelor de cotare de sus în jos și introduceți margini.
Salvați foaia de lucru ca un șablon, nu ca o foaie de calcul Excel. Alegeți "Fișier /Salvare ca" și șablon Excel ca tip de document.

Sfaturi
După fiecare pas, salvați fișierul astfel încât în ​​cazul în care se fac erori, întregul proces nu trebuie repetat de la inceputul.
Dacă rândurile pentru Piese nu sunt suficiente sau prea multe, inserați sau ștergeți rânduri.
Schimbați rubricile coloanelor pentru a corespunde nevoilor afacerii.
Vizualizați exemple ale foii de calcul complete, cu toate formulele și modul în care foaia de calcul ar putea arăta în utilizarea reală în secțiunea Resurse suplimentare.
În pașii de mai sus, pentru comenzi sau elemente care trebuie introduse, ignorați semnele de punctuație (perioadă sau citate).

Avertismente