Cum se utilizează Excel ca o bază de date

Același format tabelar pe care Excel îl folosește pentru a stoca numere și formule poate fi, de asemenea, utilizat pentru a construi o bază de date care poate fi căutate, care să dețină informații pentru afacerea dvs. sau pentru uz personal. Coloana din foaia de lucru Excel poate funcționa ca și câmpurile dintr-o bază de date care descriu proprietățile sau atributele informațiilor pe care doriți să le stocați. Fiecare rând al foii de lucru reprezintă o înregistrare sau o descriere completă a unui element din baza de date. Odată ce ați creat baza de date, puteți adăuga elemente suplimentare sau puteți parcurge intrările dvs. folosind instrumentul Formular Excel.

Populați baza de date

Pasul 1
Deschideți o foaie de lucru nouă pentru a utiliza ca bază de date dvs.

Pasul 2
Introduceți un nume unic pentru fiecare câmp din baza dvs. de date în coloane separate. Fiecare coloană din foaia de lucru va conține un pic de informații despre fiecare element pe care îl veți păstra. De exemplu, dacă doriți să creați o bază de date a muzicii dvs. cu titlul, numele artistului, genul și anul lansării fiecărui CD pe care îl dețineți, tastați "Titlu" în celula A1, "Artist" în B1, "Gen" în C1 și "An" în D1. În mod colectiv, câmpurile reprezintă o tabelă de baze de date.
Introduceți datele pentru fiecare element din baza de date. De exemplu, dacă aveți un CD Boston Pops din 2001, numit "Best of Broadway", scrieți "Best of Broadway" într-un rând în coloana "Titluri", "Boston Pops" în același rând sub "Artist" sub "Gen" și apoi "2001" în coloana "An". Fiecare rând pe care îl adăugați în foaia dvs. de calcul reprezintă o înregistrare nouă a bazei de date.

Adăugați înregistrări noi utilizând Instrumentul Formular

Pasul 1
Faceți clic pe butonul "Acasă", "Opțiuni" și apoi pe " Bara de instrumente pentru acces rapid. "

Pasul 2
Selectați" Toate comenzile "din lista derulantă" Alegeți comenzi din ". Pasul 3
Faceți clic pe" Form " Adăugați "și apoi" OK "pentru a adăuga butonul Formular în bara de instrumente Acces rapid.

Pasul 4 - Faceți clic pe orice celulă ocupată din baza dvs. de date și apoi pe butonul" Formă ". Excel generează automat un formular care conține câmpurile de bază de date și prima sa înregistrare.
Adăugați un nou element în baza de date cu formularul. Faceți clic pe "New", tastați datele pentru fiecare câmp al înregistrării noi și apoi faceți clic pe "Close".

Derulați prin baza de date

Pasul 1
Faceți clic pe orice celulă din baza dvs. de date și apoi faceți clic pe butonul "Formă"

Pasul 2
Faceți clic pe butoanele "Găsiți în continuare" pentru a vedea următorul element din baza dvs. de date.
Faceți clic pe butoanele "Găsiți înainte" pentru a vizualiza înregistrările anterioare. br>

Sfat
Utilizați scurtăturile tastaturii Excel pentru a căuta un anumit element din datele dvs. sau pentru a naviga prin el. Funcția Căutare vă poate ajuta să localizați un element în baza de date. De exemplu, dacă căutați un CD de la un anumit artist, apăsați "Ctrl-F", tastați numele artistului în caseta de introducere cu eticheta "Găsiți ce", apoi apăsați "Enter". Pentru a adăuga un element nou în baza de date, apăsați "Ctrl-End" și apoi "Enter" pentru a muta cursorul pe următorul rând gol din baza de date a foii de lucru.

Avertisment