Cum să utilizezi funcția Clase în QuickBooks pentru organizații nonprofit

Introducere

Funcția Clase este adesea neexploatată în QuickBooks, dar poate fi esențială pentru gestionarea finanțelor în organizațiile nonprofit. Prin atribuirea unei etichete suplimentare fiecărei tranzacții, poți urmări cu precizie veniturile și cheltuielile în funcție de programe, locații sau alte criterii relevante.

Urmărirea programelor

Pasul 1 – Crearea claselor

Deschide meniul Lists și accesează lista de clase. Fă clic pe butonul Class din colțul din stânga jos, apoi pe New. Pentru fiecare program care generează donații (ex. evangelismă, tineret, misiuni), creează o clasă distinctă. Aceasta îți permite să vizualizezi în rapoarte veniturile și cheltuielile specifice fiecărui program.

Pasul 2 – Atribuirea tranzacțiilor

O dată ce clasele există, asigură-te că fiecare tranzacție este legată de clasă:

• Donatii: În formularul de donație, selectează clasa în coloana a patra de la stânga.
• Cheltuieli: În fila Expenses sau în ecranul Write Checks, introdu clasa în ultima coloană.

De exemplu, un membru al bisericii donează 300 de dolari pentru misiuni, iar programul de tineret achiziționează un curriculum pentru 300 de dolari. Fiecare sumă este înregistrată în clasa corespunzătoare, garantând separarea fondurilor conform reglementărilor.

Crearea subclasă

În cazul în care un program major (ex. Misiuni) include mai mulți beneficiari, creează subclase pentru fiecare. În fereastra de creare a clasei, bifează opțiunea Subclass. Astfel, poți vedea totalurile pentru programul principal și detaliile pentru fiecare subunitate.

Urmărirea locațiilor

Pasul 1 – Definirea claselor de locație

În cazul organizațiilor cu mai multe sediouri (ex. magazine de vechi, bucătării de alimente, centre de îngrijire a copiilor), creează o clasă pentru fiecare locație. Denumirea poate fi un cuvânt care indică poziția: North, West, Uptown, Downtown, etc.

Pasul 2 – Atribuirea cheltuielilor și veniturilor

Alocă toate cheltuielile (chirie, salarii, utilități) și veniturile (donatii, vânzări de bunuri second-hand) în funcție de locație. Dacă toate locațiile sunt similare, poți utiliza un singur fișier QuickBooks și poți diferenția tranzacțiile prin clase.

Astfel, vei avea un control clar asupra performanței fiecărui sediu și poți lua decizii informate dacă cheltuielile depășesc veniturile.

Alte utilizări

• Separarea donațiilor în funcție de tip (cash vs. noncash).
• Urmărirea departamentelor și a evenimentelor de strângere de fonduri.

Avertisment

Odată stabilită o clasă, ea nu poate fi schimbată sau reutilizată pentru alt scop. Alege cu atenție designarea inițială pentru a evita confuziile viitoare.

Notă publicitate